PRIVACY VERKLARING
Versie 1.1 – datum van publicatie 24/08/2022
Het waarborgen van jouw privacy is erg belangrijk voor ons. Daarom beschrijven wij in deze privacyverklaring welke informatie wij van jou via onze website (www.ostron.be) of via het aan jou verhuren van ons materiaal verzamelen en hoe wij deze informatie gebruiken.
Door jouw gegevens in te geven op onze website of materiaal van ons te huren, bevestig je dat je deze privacyverklaring en de voorwaarden die wij hierin hebben opgenomen, hebt gelezen en begrijpt
1. Wie zijn wij?
De website wordt je aangeboden door OSTRON BV, met zetel te Poortakkerstraat 1, bus G, 9051 Gent en geregistreerd in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0548.755.823 (“Ostron”, “wij” of “ons”). In die hoedanigheid treedt Ostron ook op als verwerkingsverantwoordelijke van jouw persoonsgegevens via de website. Dit wil zeggen dat Ostron het “waarom?” (het doel) en het “hoe?” (de middelen) bepaalt van de verwerking van jouw persoonsgegevens via de website.
Hieronder vind je alvast de contactgegevens via welke je ons kan bereiken:
Telefoon: +32 9 335 73 35
E-mail: info@ostron.be
Adres: Bijenstraat 3, 9051 Sint-Denijs-Westrem
2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij en hoe en waarom worden deze door ons gebruikt?
Deze privacyverklaring is uitsluitend van toepassing op persoonsgegevens die wij verzamelen via onze website of via het materiaal dat wij aan jou verhuren.
a. Persoonsgegevens verzameld via het contactformulier en/of via inschrijving op de nieuwsbrief
Via de website verzamelen wij jouw persoonsgegevens indien je ons contacteert via het contactformulier of indien je de pop-up invult om je in te schrijven op onze nieuwsbrief. Meer in het bijzonder gaat het hierbij om de volgende persoonsgegevens:
| Categorieën van persoonsgegevens | Doeleinden van de verwerking | Rechtsgrond |
|---|---|---|
| Naam en voornaam, telefoon, e-mailadres en bericht | Om jou te kunnen contacteren om je vraag te kunnen beantwoorden of om je toe te laten materiaal te reserveren | Uitvoering van jouw verzoek (noodzaak tot uitvoering van overeenkomst) |
| Voornaam en e-mailadres | Om jou updates en nieuwsbrieven te sturen m.b.t. onze activiteiten | Toestemming |
Sommige van de hoger vermelde persoonsgegevens zijn verplicht te verstrekken. Deze worden – waar mogelijk – aangeduid met (*). Zonder deze persoonsgegevens kunnen wij jouw verzoek mogelijk niet beantwoorden.
Jouw persoonsgegevens worden door ons niet voor andere doeleinden gebruikt.
Indien je niet langer updates of nieuwsbrieven van ons wenst te ontvangen, kan je je steeds uitschrijven door gebruik te maken van de uitschrijfmogelijkheid onderaan de laatste email die je van ons hebt ontvangen. Daarnaast kan je je ook steeds uitschrijven door een e-mail te sturen naar volgend e-mailadres info@ostron.be.
b. Persoonsgegevens verzameld via het registratieformulier
Indien je materiaal wenst te reserveren, vragen wij jou om ons reservatieproces te doorlopen. Tijdens dit reservatieproces zal je worden gevraagd om via ons registratieformulier de volgende persoonsgegevens te verstrekken:
| Categorieën van persoonsgegevens | Doeleinden van de verwerking | Rechtsgrond |
|---|---|---|
| Naam en adres | Aanmaken en beheren van jouw reservatie | Uitvoering van jouw verzoek (noodzaak tot uitvoering van overeenkomst) |
| Bevestiging of je al dan niet student bent en foto van studentenkaart | Toekennen van eventuele studentenkorting | Uitvoering van jouw verzoek (noodzaak tot uitvoering van overeenkomst) |
| Informatie ter verificatie van jouw identiteit, naar gelang de door jou gekozen optie: Optie 1: Selfie met ID-kaart naast gezicht, foto voorkant ID en foto achterkant ID (waarbij Rijksregisternummer of Nationaal Identificatienummer onherkenbaar is gemaakt) Optie 2: Videocall op afspraak | Verificatie van jouw identiteit | Uitvoering van jouw verzoek (noodzaak tot uitvoering van overeenkomst) |
Sommige van de hoger vermelde persoonsgegevens zijn verplicht te verstrekken wanneer je een account aanmaakt. Deze worden – waar mogelijk – aangeduid met (*). Zonder deze persoonsgegevens kunnen wij mogelijk geen materiaal voor jou reserveren.
Gelieve te noteren dat wij in sommige gevallen hoogstens op incidentele wijze kennisnemen van jouw Rijksregisternummer (voor België) of Nationaal Identificatienummer (voor andere landen). Wij zullen jouw Rijksregisternummer of Nationaal Identificatienummer echter nooit verder verwerken of bewaren.
Jouw persoonsgegevens worden door ons niet voor andere doeleinden gebruikt.
c. Persoonsgegevens verzameld via cookies
Op onze website maken wij ook gebruik van cookies en sociale media plug-ins. Deze cookies en plug-ins kunnen in sommige gevallen ook persoonsgegevens van jou verzamelen. Meer informatie hierover, vind je in onze cookieverklaring.
d. Persoonsgegevens verzameld via de verhuur van materiaal
Ostron kan haar materiaal naar eigen goeddunken zichtbaar en onzichtbaar beveiligen om diefstal en ontvreemding te voorkomen, bv. door het gebruik van een geolocalisatiesysteem op basis waarvan Ostron de locatie van haar materiaal kan nagaan. Eventuele locatiegegevens die via dergelijk systeem zouden worden geregistreerd, zullen uitsluitend worden gebruikt om de locatie van het gehuurde materiaal te weten te komen en worden in principe niet bewaard. Enkel in geval van (een aanwijzing van) diefstal of ontvreemding kunnen de locatiegegevens worden bewaard voor een periode van maximaal 2 maanden en kunnen deze locatiegegevens worden doorgegeven aan de bevoegde autoriteiten.
3. Met wie delen wij jouw gegevens?
Wij delen jouw persoonsgegevens mogelijk met externe dienstverleners waarop wij beroep doen om onze website te doen functioneren en/of om onze dienstverlening naar jou toe te kunnen organiseren. Dergelijke dienstverleners treden louter op als verwerker ten behoeve van ons en wij zullen met deze dienstverleners de nodige verwerkersovereenkomsten afsluiten om ervoor te zorgen dat zij jouw persoonsgegevens steeds volgens dezelfde standaarden verwerken.
Verder geven wij geen persoonsgegevens door aan derden, tenzij wij hiertoe verplicht zijn op basis van dwingende wettelijke bepalingen (bv. doorgifte aan externe organen, zoals toezichthoudende of rechtshandhavingsinstanties), om onze rechten te vrijwaren (bv. in geval van diefstal) en/of als gevolg van een rechterlijk bevel of een bevel van overheidswege.
In ieder geval zullen wij ervoor zorgen dat alle redelijke beveiligingsmaatregelen worden getroffen om de doorgifte van jouw gegevens op een veilige manier te laten gebeuren.
Voor de volledigheid merken wij op dat onze website op sommige plaatsen doorverwijst naar de websites van derden. Bij deze doorverwijzing worden geen persoonsgegevens gedeeld, maar het is wel mogelijk dat de website van derden waarnaar doorverwijzen wordt ook persoonsgegevens van u verzamelt en verwerkt. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van deze websites en/of de wijze waarop deze websites uw persoonsgegevens verwerken. Voor meer informatie hierover verwijzen wij naar de privacy- en cookieverklaring van de respectievelijke websites.
4. Worden uw gegevens overgedragen naar het buitenland?
Jouw persoonsgegevens worden niet overgedragen naar landen buiten de EER.
Voor zover dergelijke doorgiften toch nodig zouden zijn, nemen wij de nodige maatregelen om ervoor te zorgen dat jouw persoonsgegevens in hoge mate worden beschermd en dat alle doorgiften van persoonsgegevens buiten de EER rechtmatig plaatsvinden.
Indien er een doorgifte plaatsvindt naar een land buiten de EER waarvoor de Europese Commissie niet heeft vastgesteld dat het land een passend niveau van bescherming biedt, is deze doorgifte steeds onderworpen aan een overeenkomst die voldoet aan alle vereisten voor doorgiften aan derde landen, zoals bv. de goedgekeurde standaardbepalingen inzake gegevensbescherming die zijn vastgesteld door de Europese Commissie.
5. Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?
Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van het beoogde doel waarvoor jouw persoonsgegevens verzameld worden.
Concreet bewaren wij jouw persoonsgegevens gedurende de volgende bewaartermijnen:
- Verzoek tot contact via het contactformulier: tot 3 maanden nadat jouw verzoek werd afgehandeld;
- Inschrijving om updates en nieuwsbrieven te ontvangen: zolang jij jouw toestemming om updates en nieuwsbrieven te ontvangen niet hebt ingetrokken door je uit te schrijven;
- Registratiegegevens: tot 5 jaar na registratie.
- Locatiegegevens verzameld via ons materiaal: enkel bekeken in real time, tenzij de locatiegegevens wijzen op mogelijke diefstal of ontvreemding. In dat geval kunnen de gegevens voor een termijn van maximaal 2 maanden worden bewaard zodoende dat ze kunnen worden doorgegeven aan de bevoegde autoriteiten.
Van zodra bovenstaande bewaartermijnen zijn verstreken, zullen wij jouw persoonsgegevens wissen en/of vragen om deze eventueel te herbevestigen.
Niettegenstaande het voorgaande zullen wij bepaalde persoonsgegevens niet kunnen verwijderen indien er een wettelijke verplichting zou bestaan om deze persoonsgegevens te bewaren, dan wel indien wij deze gegevens mogelijk nodig hebben in het kader van een rechtsvordering.
6. Hoe worden jouw persoonsgegevens beveiligd?
Wij hebben alle redelijke en passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen om jouw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen tegen toevallige dan wel opzettelijke (en ongeoorloofde) manipulatie, wijziging, openbaarmaking, verlies, misbruik, vernietiging of toegang door onbevoegde personen.
7. Jouw rechten m.b.t. jouw gegevens?
Je hebt op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming het recht op (voor zover de concrete toepassingsvoorwaarden voor dergelijk recht vervuld zijn):
- Inzage in en informatie over de persoonsgegevens die wij van jou verwerken;
- Vergetelheid of om ons te vragen om jouw persoonsgegevens te wissen;
- Rectificatie en aanvulling;
- Overdraagbaarheid van persoonsgegevens;
- Beperking van de verwerking;
- Bezwaar.
Om deze rechten uit te oefenen kan je ons per e-mail contacteren op het volgende e-mailadres: info@ostron.be
Om jouw identiteit te kunnen nagaan, vragen wij jou om een kopie van de voorzijde van jouw identiteitskaart mee te sturen bij ieder verzoek. Na controle van jouw identiteit zullen wij de betreffende kopie vernietigen. Wij zullen zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op jouw verzoek reageren.
Je kan al deze rechten kosteloos uitoefenen, tenzij jouw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is (bv. vanwege het repetitieve karakter). In dat geval hebben wij het recht om jou een redelijke vergoeding aan te rekenen of te weigeren om gevolg te geven aan jouw verzoek.
8. Heb je een klacht?
Indien je een klacht hebt over de wijze waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken, kan je ons dit steeds melden via info@ostron.be, zodat wij hieraan tegemoet kunnen komen.
Je kan ook steeds een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:
Website:
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen
Contactgegevens:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35
contact@apd-gba.be
9. Heb je nog vragen?
Voor verdere vragen m.b.t. deze privacyverklaring kan je ons steeds contacteren via info@ostron.be
10. Wijzigingen
Om tegemoet te komen aan feedback of om veranderingen in onze verwerkingsactiviteiten te weerspiegelen, kunnen we deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. De nieuwe versie zal van toepassing zijn vanaf jouw eerstvolgende bezoek aan onze website en/of onze applicatie. Belangrijke wijzigingen zullen jou steeds op gepaste wijze worden gecommuniceerd via jouw account.