DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ
Version 1.1 – date de publication 24/08/2022
La protection de votre vie privée est très importante pour nous. Nous décrivons par conséquent dans la présente déclaration de confidentialité les informations que nous recueillons auprès de vous par le biais de notre site web (www.ostron.be) ou par la location de nos équipements, et la manière dont nous utilisons ces informations.
En soumettant vos données sur notre site web ou en louant du matériel chez nous, vous confirmez que vous avez lu et compris la présente déclaration de confidentialité et les conditions qu’elle contient.
1. Qui sommes-nous ?
Le site web vous est proposé par OSTRON BV, dont le siège social est situé à l’adresse suivante : Poortakkerstraat 1, boîte G, 9051 Gand et qui est enregistrée à la Banque carrefour des Entreprises sous le numéro 0548.755.823 (« Ostron », « nous » ou « notre »). À ce titre, Ostron agit en tant que responsable du traitement de vos données à caractère personnel par le biais du site web. Cela signifie qu’Ostron est responsable du « pourquoi » (le but) et du « comment ? » (les moyens) pour le traitement des données à caractère personnel vous concernant par le biais de ce site web.
Vous pouvez nous contacter en utilisant les coordonnées ci-dessous :
Téléphone: +32 9 335 73 35
Email: info@ostron.be
Adresse: Bijenstraat 3, 9051 Sint-Denijs-Westrem
2. Quelles données à caractère personnel collectons-nous et comment et pourquoi les utilisons-nous ?
La présente déclaration de confidentialité s’applique exclusivement aux données à caractère personnel que nous recueillons sur notre site web ou du matériel que nous vous louons.
a. Données à caractère personnel collectées via le formulaire de contact et/ou via l’abonnement à la newsletter
Via le site web, nous collectons vos données à caractère personnel si vous nous contactez via le formulaire de contact ou si vous remplissez la pop-up pour vous abonner à notre newsletter. Cela concerne plus précisément les données à caractère personnel suivantes :
| Catégories de données à caractère personnel | Objectifs du traitement | Fondement juridique |
|---|---|---|
| Nom et prénom, téléphone, adresse électronique et message | Pour pouvoir vous contacter afin de répondre à votre question ou vous permettre de réserver du matériel | Pour donner suite à votre demande (nécessaire à l’exécution du contrat) |
| Prénom et adresse électronique | Pour vous envoyer des mises à jour et des newsletters sur nos activités | Autorisation |
Certaines des données à caractère personnel énumérées ci-dessus sont obligatoires. Celles-ci sont, dans la mesure du possible, marquées par (*). Sans ces données à caractère personnel, nous pourrions ne pas être en mesure de répondre à votre demande.
Nous n’utiliserons pas vos données à caractère personnel à d’autres fins.
Si vous ne souhaitez plus recevoir de mises à jour ou de newsletters de notre part, vous pouvez toujours vous désinscrire en utilisant l’option de désinscription figurant au bas du dernier e-mail que vous avez reçu de notre part. Vous pouvez également vous désinscrire en envoyant un e-mail à info@ostron.be.
b. Données à caractère personnel collectées par le biais du formulaire d’inscription
Si vous souhaitez réserver du matériel, nous vous demandons de passer par notre processus de réservation. Au cours de ce processus de réservation, il vous sera demandé de fournir les données à caractère personnel suivantes par le biais de notre formulaire d’inscription :
| Catégories de données à caractère personnel | Objectifs du traitement | Fondement juridique |
|---|---|---|
| Nom et adresse | Création et gestion de votre réservation | Exécution de votre demande (nécessité de l’exécution du contrat) |
| Confirmation de votre statut d’étudiant ou pas et photo de la carte d’étudiant. | Attribution d’une réduction éventuelle pour étudiant | Uitvoering van jouw verzoek (noodzaak tot uitvoering van overeenkomst)Exécution de votre demande (nécessité de l’exécution du contrat) van overeenkomst) |
| Informations permettant de vérifier votre identité, en fonction de l’option choisie : Option 1 : selfie avec la carte d’identité à côté du visage, photo du recto de la carte d’identité et photo du verso de la carte d’identité (avec le numéro d’enregistrement national ou le numéro d’identification national rendu illisible). Option 2 : appel vidéo sur rendez-vous | Vérification de votre identité | Exécution de votre demande (nécessité de l’exécution du contrat) |
Certaines des données à caractère personnel énumérées ci-dessus sont obligatoires lors de la création d’un compte. Celles-ci sont, dans la mesure du possible, marquées par (*). Sans ces données à caractère personnel, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de vous réserver du matériel.
Veuillez noter que dans certains cas il se peut que nous ne recevions qu’occasionnellement votre numéro d’immatriculation national (pour la Belgique) ou votre numéro d’identification national (pour les autres pays). Toutefois, nous ne traiterons ni ne conserverons jamais votre numéro d’enregistrement national ou votre numéro d’identification national.
Nous n’utiliserons pas vos données à caractère personnel à d’autres fins.
c. Données à caractère personnel collectées par le biais de cookies
Nous utilisons également des cookies et des plug-ins de réseaux sociaux sur notre site web. Dans certains cas, ces cookies et plug-ins peuvent également collecter des données à caractère personnel vous concernant. Vous pouvez trouver plus d’informations à ce sujet dans notre déclaration de cookies.
d. Données personnelles collectées par la location d’équipements
Ostron peut, à sa seule discrétion, sécuriser ses équipements de manière visible et invisible afin d’empêcher le vol et le détournement, par exemple en utilisant un système de géolocalisation qui permet à Ostron de suivre l’emplacement de ses équipements. Les données de localisation qui seraient enregistrées par un tel système ne seront utilisées que dans le but de déterminer l’emplacement de l’équipement loué et ne seront pas, en principe, conservées. Uniquement en cas de (indice de) vol ou de détournement, les données de localisation peuvent être conservées pendant une période maximale de 2 mois et peuvent être transmises aux autorités compétentes.
3. Avec qui partageons-nous vos données ?
Nous pouvons partager vos données à caractère personnel avec des prestataires de services externes que nous utilisons pour exploiter notre site web et/ou pour organiser les services que nous vous proposons. Ces prestataires de services agissent uniquement en tant que sous-traitants pour notre compte et nous conclurons les contrats de traitement nécessaires avec ces prestataires de services pour nous assurer qu’ils traitent toujours vos données à caractère personnel selon les mêmes normes.
En outre, nous ne transférerons pas de données à caractère personnel à des tiers, à moins que nous ne soyons obligés de le faire sur la base de dispositions légales obligatoires (transfert à des organismes externes tels que des autorités de surveillance ou des autorités chargées de l’application de la loi par exemple), pour sauvegarder nos droits (par exemple, en cas de vol) et/ou à la suite d’une décision de justice ou d’un ordre gouvernemental.
En tout état de cause, nous veillerons à ce que toutes les mesures de sécurité raisonnables soient prises pour protéger le transfert de vos données.
Dans un souci d’exhaustivité, nous notons que notre site web renvoie parfois à des sites web de tiers. Aucune donnée à caractère personnel n’est partagée dans le cadre de ces liens, mais il est possible que le site web tiers vers lequel vous êtes renvoyé collecte et traite également des données à caractère personnel vous concernant. Nous ne sommes pas responsables du contenu de ces sites web et/ou de la manière dont ces sites traitent vos données à caractère personnel. Pour plus d’informations, veuillez lire les déclarations de confidentialité et de cookies des sites web respectifs.
4. Vos données sont-elles transférées à l’étranger ?
Nous ne transférons pas vos données à caractère personnel vers des pays situés en dehors de l’EEE.
Dans la mesure où de tels transferts sont nécessaires, nous prenons les mesures appropriées pour garantir que vos données à caractère personnel soient protégées à un haut degré et que tous les transferts de données à caractère personnel en dehors de l’EEE soient légaux.
Si un transfert est effectué vers un pays situé en dehors de l’EEE pour lequel la Commission européenne n’a pas déterminé que le pays offre un niveau de protection adéquat, ce transfert est toujours soumis à un accord qui répond à toutes les exigences relatives aux transferts vers des pays tiers, par exemple les dispositions types approuvées en matière de protection des données établies par la Commission européenne.
5. Combien de temps vos données à caractère personnel sont-elles conservées ?
Nous ne conservons pas vos données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire pour la réalisation de l’objectif pour lequel elles ont été collectées.
Plus précisément, nous conserverons vos données à caractère personnel pendant les périodes de conservation suivantes :
- Demandes de contact via le formulaire de contact : jusqu’à 3 mois après le traitement de votre demande ;
- Inscription pour recevoir des mises à jour et des newsletters : tant que vous n’avez pas retiré votre autorisation pour recevoir des mises à jour et des newsletters en vous désinscrivant ;
- Données d’enregistrement : jusqu’à 5 ans après l’enregistrement.
- Données de localisation recueillies par nos équipements : uniquement consultées en temps réel, sauf si les données de localisation indiquent un éventuel vol ou détournement. Dans ce cas, les données peuvent être conservées pendant une période allant jusqu’à 2 mois afin de pouvoir être transmises aux autorités compétentes.
Une fois que les périodes de conservation susmentionnées auront expiré, nous supprimerons vos données à caractère personnel et/ou vous demanderons de les reconfirmer si nécessaire.
Nonobstant ce qui précède, nous ne pourrons pas supprimer certaines données à caractère personnel s’il existe une obligation légale de les conserver, ou si nous pouvons en avoir besoin pour des réclamations légales.
6. Comment vos données à caractère personnel sont-elles sécurisées ?
Nous avons pris toutes les mesures de sécurité techniques et organisationnelles raisonnables et appropriées pour protéger autant que possible vos données à caractère personnel contre la manipulation, l’altération, la divulgation, la perte, la malveillance, la destruction ou l’accès accidentels ou intentionnels (et non autorisés) par des personnes non autorisées.
7. Vos droits concernant vos données ?
Sur la base du règlement général sur la protection des données, vous disposez d’un droit de (dans la mesure où les conditions spécifiques d’application d’un tel droit sont remplies):
- accès et information sur les données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet ;
- à l’oubli ou droit de nous demander de supprimer vos données personnelles ;
- correction et supplémentation ;
- transférabilité des données personnelles ;
- restriction du traitement ;
- objection.
Pour exercer ces droits, veuillez nous contacter par courrier électronique à l’adresse suivante : info@ostron.be.
Pour vérifier votre identité, nous vous demandons d’envoyer une copie du recto de votre carte d’identité lors de chaque demande. Une fois que nous aurons vérifié votre identité, nous détruirons cette copie. Nous répondrons à votre demande aussi rapidement que possible, et en tout cas dans un délai de quatre semaines.
Vous pouvez exercer tous ces droits gratuitement, sauf si votre demande est manifestement infondée ou excessive (par exemple, en raison de sa répétition). Dans ce cas, nous avons le droit de vous facturer une compensation raisonnable ou de refuser de donner suite à votre demande.
8. Vous avez une réclamation ?
Si vous avez une réclamation à formuler sur la manière dont nous traitons vos données personnelles, vous pouvez toujours nous en faire part à l’adresse suivante : info@ostron.be afin que nous puissions y répondre.
Vous pouvez également déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données à tout moment :
Site web:
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen
Coordonnées :
Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35
contact@apd-gba.be
9. Vous avez encore des questions ?
Pour toute question concernant cette déclaration de confidentialité, veuillez nous contacter à l’adresse suivante : info@ostron.be.
10. Modifications
Afin de tenir compte des commentaires ou de refléter les changements dans nos activités de traitement, nous pouvons modifier la présente déclaration de confidentialité de temps à autre. La nouvelle version s’appliquera à partir de votre prochaine visite sur notre site web et/ou notre application. Les changements importants vous seront toujours communiqués de manière appropriée via votre compte.